Polityka prywatności – Zgłoszeniomat.pl

I. Pojęcia użyte w Polityce Prywatności

1. Właściciel - osoba fizyczna, która stworzyła i utrzymuje serwis internetowy pod adresem www.zgloszeniomat.pl udostępniając publicznie
2. Administrator - osoba fizyczna, która decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. W niniejszym przypadku Administratorem jest Właściciel serwisu Zgłoszeniomat.pl. Adres kontaktowy poczty elektronicznej: info@zgloszeniomat.pl
3. Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem www.zgloszeniomat.pl
4. Użytkownik – każda osoba korzystająca z Serwisu
5. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, zgodnie z definicją zawartą w RODO
6. Przetwarzanie danych – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, takich jak zbieranie, przechowywanie, modyfikowanie, usuwanie czy udostępnianie
7. Cookies – dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika, przeznaczone do korzystania z Serwisu
8. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
9. Użytkownik - to osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystająca z usług elektronicznych, dostępnych w ramach strony internetowej
10. Polityka prywatności - wyjaśnia zasady i zakres przetwarzania danych osobowych Użytkownika, przysługujące mu prawa, jak też obowiązki administratora tych danych, a także informuje o używaniu plików cookies
11. Regulamin serwisu - dokument określający zasady korzystania z Serwisu, dostępny pod adresem www.zgloszeniomat.pl/regulamin, którego akceptacja jest warunkiem korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną przez Administratora, zarówno w zakresie dostępu do treści dostępnych bez rejestracji, jak i funkcji wymagających utworzenia konta lub zalogowania
12. Anonimizacja – proces trwałego i nieodwracalnego przekształcenia danych osobowych w taki sposób, że nie można przypisać ich do konkretnej osoby fizycznej. W przypadku Serwisu polega to m.in. na zastąpieniu imienia, nazwiska, adresu e-mail oraz innych danych identyfikacyjnych wartościami losowymi lub neutralnymi, co uniemożliwia ich ponowne odtworzenie

II. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu, funkcjonującego pod adresem: www.zgloszeniomat.pl
2. Dla Właściciela niniejszej strony internetowej, ochrona danych osobowych Użytkowników jest sprawą najwyższej wagi. Dokłada on ogrom starań, aby Użytkownicy czuli się bezpiecznie, powierzając swoje dane osobowe w trakcie korzystania ze strony internetowej.
3. Przetwarzane są dane osobowe Użytkowników tylko w zakresie niezbędnym do zapewnienia funkcjonalnej strony internetowej i oferowanych usług. Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane wyłącznie za ich zgodą. Wyjątkiem są przypadki, w których nie można uzyskać uprzedniej zgody z przyczyn faktycznych i w których przetwarzanie danych jest dozwolone przez prawo.
4. Administrator stosuje najnowocześniejsze środki techniczne i rozwiązania organizacyjne, zapewniające wysoki poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych oraz zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych

III. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

1. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Użytkowników jest niezbędność ich przetwarzania w celu wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, zawartej pomiędzy Użytkownikiem a Administratorem, na warunkach określonych w Regulaminie Serwisu.
2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz.Urz.UE L 119, 4.5.2016, str. 1–88, dalej zwane: „rozporządzenie RODO”.
3. Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody Użytkownika, wyrażonej w chwili rejestracji na stronie internetowej lub w chwili potwierdzenia dokonanej na stronie internetowej transakcji.
4. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednakże brak jej udzielenia uniemożliwia zarejestrowanie się na stronie internetowej oraz dokonywanie zakupów, za pośrednictwem strony internetowej.

IV. Rodzaj gromadzonych danych osobowych

Przy każdym wejściu na stronę Serwisu, pobierane są automatycznie dane i informacje z systemu komputera, wchodzącego na stronę, w szczególności dotyczące:

1. rodzaju i wersji używanej przeglądarki
2. systemu operacyjnego Użytkownika
3. dostawcy usług internetowych Użytkownika
4. adresu IP Użytkownika
5. daty i godziny wejścia przez Użytkownika na stronę internetową
6. stron internetowych, z których system Użytkownika wchodzi na stronę internetową: https://www.zgloszeniomat.pl/
7. stron internetowych, do których system Użytkownika uzyskuje dostęp za pośrednictwem strony internetowej: https://www.zgloszeniomat.pl/
8. plików dziennika, zawierających adresy IP lub inne dane, które umożliwiają przypisanie ich do Użytkownika (jeśli zostały podane na innej stronie internetowej, przez którą Użytkownik wszedł na stronę internetową: https://www.zgloszeniomat.pl/). Dane te są zapisywane w plikach logów systemu i nie są przechowywane razem z innymi danymi osobowymi Użytkownika.
9. Administrator przetwarza dane osobowe Użytkownika, których podanie jest niezbędne do zarejestrowania się na stronie internetowej z użyciem adresu e-mail, imienia i nazwiska

V. Cel przetwarzania danych osobowycyh

Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników w następujących celach:

1. Realizacja zgłoszeń – przyjęcie i obsługa zgłoszeń przesyłanych za pośrednictwem formularza na stronie (np. zgłoszenia wykroczeń drogowych, naruszeń porządku publicznego, uszkodzeń infrastruktury). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie w celu realizacji umowy lub działań przed jej zawarciem)
2. Kontakt z użytkownikiem – udzielanie odpowiedzi na zapytania, przesyłanie informacji o statusie zgłoszenia, wyjaśnienia i uzupełnienia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)
3. Przekazywanie zgłoszeń do właściwych instytucji – przesyłanie danych (np. zdjęć, filmów, opisów) do organów publicznych, takich jak Straż Miejska, Policja, Urząd Miasta, w celu podjęcia interwencji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Publikacja materiałów – publikowanie w serwisie lub mediach społecznościowych materiałów przesłanych przez użytkownika (po wcześniejszej anonimizacji w zakresie wymaganym przepisami). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika).
5. Prowadzenie statystyk i analiz – analiza sposobu korzystania z serwisu, w tym korzystanie z narzędzi analitycznych i plików cookies. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
6. Zapewnienie bezpieczeństwa – przeciwdziałanie nadużyciom, ochrona przed spamem, atakami hakerskimi i innymi działaniami naruszającymi prawo. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
   

VI. Okres przechowywania danych osobowych

1. Dane konta Użytkownika przechowywane są przez okres posiadania aktywnego konta w Serwisie. Po jego usunięciu dane osobowe podlegają trwałej anonimizacji, uniemożliwiającej identyfikację Użytkownika. Dane w postaci zanonimizowanej mogą być przechowywane bezterminowo.
2. Dane związane z przesłanymi zgłoszeniami przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania oraz przez czas wymagany przepisami prawa, w tym do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
3. Dane techniczne (logi systemowe, informacje o aktywności) przechowywane są przez okres do 12 miesięcy od daty ich zarejestrowania, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.
4. Dane uzyskane w ramach korespondencji e-mail lub formularza kontaktowego przechowywane są przez okres do 12 miesięcy, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione prawnie.

VII. Prawa przysługujące Użytkownikowi

1. Użytkownik może w każdej chwili zażądać od administratora informacji o zakresie przetwarzania danych osobowych.
2. Użytkownik może w każdej chwili zażądać poprawienia bądź sprostowania swoich danych osobowych. Użytkownik może to również zrobić samodzielnie, po zalogowaniu się na swoje konto.
3. Użytkownik może w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, bez podawania przyczyny. Żądanie nieprzetwarzania danych może dotyczyć wskazanego przez Użytkownika konkretnego celu przetwarzania np. wycofanie zgody na otrzymywanie informacji handlowych bądź dotyczyć wszystkich celów przetwarzania. Wycofanie zgody co do wszystkich celów przetwarzania spowoduje, że konto Użytkownika zostanie usunięte ze strony internetowej, wraz ze wszystkimi wcześniej przetwarzanymi przez administratora danymi osobowymi Użytkownika. Wycofanie zgody nie wpłynie na już dokonane czynności.
4. Użytkownik może w każdej chwili zażądać, bez podawania przyczyny, aby Administrator usunął jego dane osobowe. Żądanie usunięcia danych nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jego złożeniem. W przypadku usług wymagających posiadania konta, usunięcie danych osobowych oznacza trwałą anonimizację tych danych, uniemożliwiającą identyfikację Użytkownika. Konto pozostaje w systemie w formie anonimowej w celu zachowania integralności przesłanych zgłoszeń i historii działań w Serwisie.
5. Użytkownik może w każdej chwili wyrazić sprzeciw przeciwko przetwarzaniu danych osobowych, zarówno w zakresie wszystkich przetwarzanych przez administratora danych osobowych Użytkownika, jak również jedynie w ograniczonym zakresie np. co do przetwarzania danych w konkretnym celu. Sprzeciw nie wpłynie na dotyczące dokonane czynności. Wniesienie sprzeciwu spowoduje usunięcie konta Użytkownika, wraz ze wszystkimi zapisanymi i przetwarzanymi do tej pory, przez administratora, danymi osobowymi.
6. Użytkownik może zażądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych, czy to przez określony czas, czy też bez ograniczenia czasowego, a w określonym zakresie, co administrator będzie obowiązany spełnić. Żądanie to nie wpłynie na dotyczące dokonane czynności.
7. Użytkownik może zażądać, aby administrator przekazał innemu podmiotowi, przetwarzane dane osobowe Użytkownika. Powinien w tym celu napisać prośbę do administratora, wskazując, jakie podmioty (nazwa, adres) należy przekazać dane osobowe Użytkownika oraz jakie konkretnie dane Użytkownik życzy sobie, żeby administrator przekazał. Po potwierdzeniu przez Użytkownika swojego życzenia, administrator przekaże, w formie elektronicznej, wskazanemu podmiotowi, dane osobowe Użytkownika. Potwierdzenie przez Użytkownika żądania jest niezbędne z uwagi na bezpieczeństwo danych osobowych Użytkownika oraz uzyskanie pewności, że żądanie pochodzi od osoby uprawnionej.
8. Administrator informuje Użytkownika o podjętych działaniach, przed upływem miesiąca od otrzymania jednego z żądań wymienionych w poprzednich punktach.

VIII. Powierzenie przetwarzania danych innym podmiotom

1. Administrator może powierzać przetwarzanie danych osobowych Użytkowników wyłącznie podmiotom, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych, zgodnie z wymaganiami RODO.
2. Powierzenie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawartej w formie pisemnej lub elektronicznej, spełniającej wymagania art. 28 RODO.
3. Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
   1. Dostawca hostingu i utrzymania serwerów – home.pl S.A., z siedzibą w Szczecinie, w celu przechowywania danych w infrastrukturze serwerowej oraz zapewnienia niezawodności i bezpieczeństwa działania Serwisu, w ramach świadczenia usług hostingowych home.pl prowadzi logi serwera, w których mogą być zapisywane m.in:
      1. adresy żądanych zasobów (URL)
      2. czas nadejścia zapytania i czas wysłania odpowiedzi
      3. nazwa stacji klienta (identyfikacja realizowana przez protokół HTTP)
      4. informacje o błędach po stronie serwera
      5. adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez Użytkownika (referer)
      6. informacje o przeglądarce Użytkownika
      7. adres IP Użytkownika
      8. informacje diagnostyczne związane z procesem samodzielnego zamawiania usług poprzez rejestratory na stronie
      9. informacje związane z obsługą poczty elektronicznej kierowanej do Administratora lub wysyłanej przez Administratora
   2. Dostawca poczty elektronicznej – home.pl S.A., w celu obsługi korespondencji e-mail pod adresem info@zgloszeniomat.pl
   3. Dostawca usług bezpieczeństwa i ochrony przed atakami – Cloudflare, Inc., w celu zapewnienia bezpieczeństwa działania Serwisu.
   4. Dostawcy usług analitycznych (np. Google Ireland Limited – Google Analytics) – wyłącznie w zakresie zbierania anonimowych danych statystycznych
   5. Podmioty świadczące usługi IT – w zakresie niezbędnym do obsługi, utrzymania i rozwoju Serwisu.
   6. Organy publiczne – wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami prawa
Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to niezbędne do realizacji usług (np. usługi chmurowe zlokalizowane poza EOG) i odbywa się to zgodnie z wymogami RODO.

IX. PLIKI COOKIES

1. Strona internetowa używa plików cookies (ciasteczka) lub podobną technologię (dalej łącznie nazywane: „cookies”) do zbierania informacji o dostępie Użytkownika do strony internetowej (np. za pomocą komputera lub smartfonu) oraz jego preferencjach. Są one wykorzystywane m.in. w celach reklamowych i statystycznych oraz w celu dostosowania strony internetowej do indywidualnych potrzeb Użytkownika.
2. Pliki cookies to fragmenty informacji, które zawierają unikalny kod referencyjny, który strona internetowa przesyła na urządzenie Użytkownika, w celu przechowywania, a czasem śledzenia informacji, dotyczących używanego urządzenia. Zwykle nie pozwalają one zidentyfikować w sposób bezpośredni osoby Użytkownika. Ich głównym zadaniem jest lepsze dopasowanie strony internetowej do Użytkownika.
3. Niektóre z plików cookies, występujące na stronie internetowej, są dostępne tylko przez czas trwania danej sesji internetowej i wygasają po zamknięciu przeglądarki. Inne pliki cookies służą do zapamiętywania Użytkownika, który po powrocie na stronę internetową, jest na niej rozpoznawany. Są one wówczas zachowywane przed dłuższy czas.
4. Pliki cookies używane na niniejszej stronie internetowej to: Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, ułatwienia korzystania z serwisu oraz prowadzenia analiz statystycznych.

Rodzaje używanych cookies:

• Cookies techniczne / niezbędne – pozwalają na prawidłowe wyświetlanie strony, logowanie i utrzymanie sesji użytkownika. Przykład: laravel_session – czas przechowywania: do zakończenia sesji (zamknięcie przeglądarki).
• Cookies preferencji – zapamiętują ustawienia wybrane przez użytkownika (np. preferowany język, ostatnio wybrane miasto w Zgłoszeniomacie). Przykład: selected_city – czas przechowywania: 30 dni.
• Cookies analityczne – służą do zbierania anonimowych danych o ruchu w serwisie i sposobie korzystania z niego. Przykład: _ga, _gid (Google Analytics) – czas przechowywania: _ga – 2 lata, _gid – 24 godziny.
• Cookies funkcjonalne mediów zewnętrznych – stosowane przy osadzaniu materiałów z serwisów zewnętrznych (np. Mapbox, Streamable, YouTube), w celu prawidłowego wyświetlenia treści. Przykład: __cf_bm (Cloudflare, Mapbox) – czas przechowywania: 30 minut.

Wszystkie pliki cookies, występujące na stronie internetowej, są ustalane przez administratora.

Wszystkie pliki cookies, używane przez niniejszą stronę internetową, są zgodne z obowiązującym prawem Unii Europejskiej.

Większość Użytkowników i niektórych przeglądarek mobilnych automatycznie akceptuje pliki cookies. Jeżeli Użytkownik nie zmieni ustawień, pliki cookies zostaną zapisane w pamięci urządzenia.

Użytkownik może zmienić preferencje, dotyczące akceptacji plików cookies lub zmienić przeglądarkę, aby móc otrzymać za każdym razem stosowne powiadomienie, gdy funkcja cookies jest ustawiona. Aby zmienić ustawienia akceptacji cookies, należy dostosować ustawienia w przeglądarce.

Warto pamiętać, że blokowanie lub usuwanie plików cookies może uniemożliwić pełne korzystanie ze strony internetowej.

Pliki cookies będą wykorzystywane do niezbędnego zarządzania sesją, w tym:

• Tworzenia specjalnej sesji logowania dla Użytkownika strony internetowej, aby strona zapamiętała, że Użytkownik jest zalogowany, a jego żądania były dostarczane w sposób skuteczny, bezpieczny i spójny;
• Rozpoznawania Użytkownika, który już wcześniej odwiedził stronę internetową, co pozwala na identyfikację liczby unikalnych użytkowników, którzy skorzystali z serwisu i pozwala upewnić się co do wystarczającej pojemności serwisu dla liczby nowych użytkowników;
• Rozpoznawania, czy osoba odwiedzająca stronę internetową jest zarejestrowana na stronie internetowej;
• Rejestrowania informacji z urządzenia Użytkownika, w tym: pliki cookies, adres IP i informacje o używanej przeglądarce, w celu możliwości diagnozowania problemów, administrowania i śledzenia Użytkowania witryny;
• Dostosowywania elementów układu szaty graficznej lub zawartości strony internetowej;
• Zbierania informacji statystycznych o tym, jak Użytkownik korzysta ze strony, w celu możliwości ulepszania witryny i stwierdzenia, które zakresy strony internetowej są najbardziej popularne dla Użytkowników.

X. Prawa autorskie

1. Treść niniejszej Polityki Prywatności stanowi własność intelektualną Administratora i jest chroniona przepisami prawa autorskiego.
2. Zabrania się kopiowania, rozpowszechniania, modyfikowania lub wykorzystywania treści Polityki w całości lub w części, bez uprzedniej pisemnej zgody Administratora, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa.
3. Wszelkie prawa zastrzeżone

XI. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną przez Serwis www.zgloszeniomat.pl
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce Prywatności zastosowanie mają odpowiednie postanowienia Regulaminu Serwisu oraz przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku:
   1. zmiany obowiązujących przepisów prawa
   2. wdrożenia nowych funkcjonalności lub usług w Serwisie
   3. zmian w zakresie technologii wykorzystywanej w Serwisie
4. Data wejścia w życie niniejszej Polityki Prywatności: sierpień 2025
5. O wszelkich istotnych zmianach w Polityce Prywatności Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez komunikat w Serwisie lub drogą elektroniczną